E-mail is en blijft een erg handige vorm van communicatie, maar kan soms ook een bron van stress zijn.
Ben je toe aan enkele tips om zo goed mogelijk met jouw e-mailverkeer om te gaan?
1
Je “brievenbus” hoeft niet altijd geopend te zijn. Behandel je mailverkeer in blokken bv. ’s ochtends en na de middag.
2
Gebruik e-mail niet als je direct een antwoord verwacht. Als je een antwoord verwacht binnen de 48u is de telefoon een veel beter middel.
3
E-mail is goed om informatie te delen, maar niet om een gesprek te voeren. Discussies, meningsverschillen of emotionele boodschappen zijn zeker niet bestemd voor Outlook.
4
Kijk goed naar wie je stuurt. Hebben jouw begunstigden onmiddellijk nood aan de boodschap of kan de info wachten tot de volgende meeting? In het AAN-veld plaats je bij voorkeur maar 1 persoon.
5
Een verantwoordelijke in CC plaatsen om je vraag kracht bij te zetten is uit den boze. Hetzelfde geldt voor een BCC.
6
Het onderwerp moet duidelijk zijn en is een samenvatting van de mail.
7
Forward nooit confidentiële berichten zonder toestemming.
8
Beperk je mail tot max. 150 woorden.
9
Maak duidelijke afspraken rond mail buiten de werkuren, tijdens de weekends of vakanties. Zelf doe ik het wel, maar enkel naar collega’s die weten dat ik op dat moment geen reactie verwacht.
10
Een bedanking doe je beter in je originele bericht. Wees ook zuinig met vragen voor leesbevestiging. Deze extra mails kan iedereen in zijn inbox missen.
Misschien heb je aan deze tips een basis voor een mail-policy in jouw bedrijf? Laat het gerust weten.